La demande de prise en charge doit impérativement parvenir à votre Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) AVANT le début de votre formation car elle n'est pas acceptée d'office.
Voici les démarches à suivre, dans l'ordre :
1. Demande de prise en charge
Il faut télécharger ou demander le formulaire de demande de prise en charge qui diffère selon l'OPCA. Afin de vous aider, vous pouvez consulter l'annuaire des OPCA consultable sur notre site.
2. Etude de votre demande
Votre OPCA analyse le dossier reçu et émet un avis favorable ou défavorable. Attention, en fonction des OPCA, cela peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines... N'hésitez pas à les recontacter afin d'obtenir une réponse plus rapidement. Entre octobre et décembre, l'attente peut être longue, le nombre de demandes étant importantes.
3. Acceptation de votre demande
L'accord de votre OPCA doit vous être indiqué par écrit. Dès lors, la formation peut commencer. Attention, pour que la formation soit financée par votre OPCA, il faut indiquer notre numéro de formateur enregistré à la Direction Régionale du Travail de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (DRTEFP) : 11754370275.
4. Action de formation
A l'issue de la formation, vous devez réunir les pièces suivantes :
- La feuille d'émargement (ou feuille de présence) :
Tous les jours, elle doit être signée par le stagiaire. Le nom, la date et le nombre d'heures effectuées dans la journée doivent y figurer.
Elle doit comporter également les coordonnées du client formé (votre société), les coordonnées du centre de formation ou du formateur et la signature du formateur.
- La convention de formation :
C'est un document formulé comme un contrat qui définit la prestation effectuée entre le client et le formateur. Ce document comporte des clauses contractuelles obligatoires. Il doit être signé AVANT la formation par les deux parties. Ce document est souvent demandé par votre OPCA AVANT la formation. La facture émise par le formateur peut dans certains cas faire office de convention de formation simplifiée à condition qu'elle comporte des termes obligatoires.
- La facture de la prestation effectuée :
Cette facture est émise par le centre de formation. Elle comporte bien évidemment les coordonnées de son émetteur, le montant HT, la TVA et le montant TTC de la prestation. Pensez à détailler la prestation effectuée en indiquant le total d'heures de formation, le sujet de la formation, le nombre de jours.
- Le plan de cours
Ce document détaille le contenu de votre formation en spécifiant la durée de formation, le descriptif de la formation, les objectifs de la formation et les éventuels pré-requis (le niveau minimum demandé au stagiaire pour qu'il puisse suivre la formation).
5. Envoi des éléments justificatifs à votre OPCA
Vous devez adresser la feuille de présence (conservez-en une copie), la convention de formation, la facture et le plan de cours à votre OPCA. N'hésitez pas vous assurer auprès d'eux que votre dossier a bien été reçu et qu'il est complet.
6. Remboursement de votre formation
Selon les OPCA, le financement de votre formation peut avoir lieu avant ou après la prestation. Dans tous les cas, il ne peut avoir lieu que lorsque votre dossier est complet.
Certains OPCA règlent directement le montant financé à l'organisme de formation.
Dans certains cas, vous devez commencer par payer la prestation au formateur puis vous faire rembourser par votre OPCA.
Attention : beaucoup d'entreprises ne font valoir leur droit à la Formation qu'en fin d'année.
Résultat : les centres de formation et les OPCA sont saturés de demandes, les formateurs indépendants courent d'un centre de formation à un autre pour assurer des missions de dernière minute.
En formation, la période de pointe a lieu entre octobre et décembre. Alors, privilégiez le printemps et l'été pour vous former.
Souvent en juillet et en août, du fait d'une baisse d'activité, vous avez davantage de temps alors profitez-en !
